O seu sistema calcula o frete corretamente. Mas será que está calculando o frete certo?

Em operações logísticas, o cálculo do frete pode envolver dezenas de variáveis.

Peso, cubagem, distância, região, pedágio, adicionais, faixas de preço, contratos e regras específicas de cada cliente.

Tudo isso pode estar perfeitamente parametrizado no sistema. Mas existe uma pergunta que muitas empresas não fazem:

As regras e parâmetros utilizados pelo sistema ainda representam corretamente a realidade da operação?

Uma tabela pode estar desatualizada. Uma regra pode ter sido configurada incorretamente. Uma variável pode não estar sendo considerada. Um adicional pode não estar sendo aplicado como deveria. Uma faixa de peso pode estar gerando preços inadequados.

E o problema pode não aparecer como um erro de sistema. O sistema simplesmente continuará calculando. Corretamente. Com base em uma parametrização que pode estar errada.

O sistema pode estar funcionando — e ainda assim gerar resultados incorretos

Em uma operação logística, é comum associar um cálculo correto à ideia de que o resultado também está correto. Mas são coisas diferentes.

Um sistema pode executar perfeitamente uma regra previamente definida e, ainda assim, produzir um resultado inadequado quando essa regra não representa mais a realidade da operação.

Isso pode acontecer quando tabelas ficam desatualizadas, parâmetros não acompanham mudanças contratuais ou determinadas variáveis deixam de refletir os custos e condições praticados.

O problema, portanto, não está necessariamente no funcionamento do sistema. Pode estar na lógica que foi definida para que ele funcione.

Quais variáveis precisam ser observadas?

O cálculo do frete pode depender de diversas informações e regras, que variam conforme o modelo operacional e comercial de cada empresa.

Entre os elementos que podem influenciar o cálculo estão:

• peso;
• cubagem;
• distância;
• região de atendimento;
• pedágio;
• adicionais;
• faixas de peso;
• tabelas comerciais;
• contratos;
• regras específicas por cliente;
• condições comerciais;
• parâmetros definidos no sistema.

A questão não é apenas saber se essas informações existem. É necessário avaliar se estão corretas, atualizadas, integradas e coerentes com aquilo que foi efetivamente contratado e executado.

Quando a parametrização se transforma em risco

Uma parametrização incorreta pode permanecer invisível durante bastante tempo. Se o sistema estiver executando corretamente uma regra equivocada, não necessariamente haverá um erro técnico evidente.

O cálculo será processado. O faturamento poderá ser emitido. Os relatórios poderão apresentar os valores normalmente.

Mas a empresa pode estar cobrando menos do que deveria, aplicando condições inadequadas ou deixando de considerar determinados componentes do frete.

Em operações com grande volume de transações, pequenas diferenças podem se acumular e produzir impactos relevantes sobre receita e margem. Por isso, parâmetros críticos precisam ser tratados também como elementos de controle.

O que uma empresa deveria verificar?

Em operações logísticas, algumas perguntas ajudam a identificar possíveis pontos de atenção:

• Quais parâmetros determinam o cálculo do frete?
• Quem definiu essas regras?
• Quando foram revisadas pela última vez?
• Os parâmetros estão alinhados aos contratos vigentes?
• As regras utilizadas pelo sistema correspondem à operação atual?
• Existem controles sobre alterações de parâmetros?
• Quem pode alterar tabelas e regras críticas?
• As alterações são registradas e rastreáveis?
• O valor calculado corresponde ao que deveria ter sido cobrado?
• Existem diferenças recorrentes entre o frete calculado, o faturado e o custo efetivamente incorrido?

Essas perguntas ajudam a deslocar a análise de uma simples verificação do sistema para uma avaliação mais ampla da qualidade da informação utilizada para a tomada de decisão.

Frete calculado não é necessariamente frete correto

A tecnologia automatiza o cálculo. Mas não garante que a lógica utilizada seja adequada.

Para isso, é necessário conectar dados, regras, processos, controles e informações contratuais.

Quando esses elementos estão desalinhados, a empresa pode ter um sistema tecnicamente funcional e, ainda assim, tomar decisões comerciais e financeiras com base em informações inadequadas.

Por isso, a análise não deveria terminar na pergunta: o sistema calculou corretamente? Também é necessário perguntar: ele calculou aquilo que realmente deveria ter calculado?

Do cálculo ao resultado

A qualidade do cálculo do frete pode afetar diretamente diferentes dimensões da operação.

Uma parametrização inadequada pode contribuir para:

• perda de receita;
• comprometimento de margem;
• cobrança incorreta;
• decisões comerciais equivocadas;
• aumento da exposição a riscos operacionais;
• dificuldade para identificar desvios;
• perda de competitividade.

Em operações de grande volume, o impacto de pequenas inconsistências pode ser significativo quando elas se repetem ao longo do tempo.

Por isso, revisar a origem dos dados e as regras que sustentam o cálculo pode ser tão importante quanto acompanhar o resultado final.

Conclusão: o sistema é apenas tão confiável quanto as regras que o alimentam

Em uma operação logística, não basta ter tecnologia para automatizar o cálculo do frete. É necessário garantir que os dados, parâmetros, regras e controles utilizados pelo sistema estejam alinhados à realidade da operação.

A tecnologia automatiza. Os processos organizam. Os controles protegem. E os dados sustentam decisões melhores.

A pergunta, portanto, não deveria ser apenas se o sistema está calculando corretamente. Deveria ser: quem garante que o sistema está calculando o frete certo?

Na WiseMap, acreditamos que decisões melhores começam pela compreensão da realidade da operação. Processos, controles, custos e dados precisam estar conectados para que a informação realmente apoie a gestão.

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